Meester Vos Groep bestaat uit Meester Vos Belastingadviseurs VOF, Meester Vos Administratiekantoor VOF, Meester Vos Tax Auditing Consulting B.V. en StamrechtPLUS.nl B.V. Meester Vos Groep (hierna te noemen “Meester Vos”) respecteert in onze activiteiten uw privacy. Om u van dienst te kunnen zijn en om ons daarbij aan de wet te houden hebben wij uw persoonlijke gegevens nodig. Wij kunnen de persoonlijke gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, of telefoon. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever).
In deze privacy policy willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens.
Meester Vos houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy.
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze conform de privacywet nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.
Meester Vos is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Bescherming van uw persoonsgegevens Wettelijk kader
Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Meester Vos zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Meester Vos heeft een privacy policy ontwikkeld dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). De privacy policy van Meester Vos wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.
Persoonsgegevens worden door Meester Vos uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Meester Vos verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.
Medewerkers van Meester Vos en toeleveranciers van Meester Vos zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
Meester Vos heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.
Persoonlijke informatie verstrekt via de website
U kunt onze website bezoeken zonder dat u ons vertelt wie u bent en zonder dat u daarvoor persoonlijke gegevens moet vrijgeven. Als u besluit ons die persoonlijke informatie te willen geven die wij nodig hebben voor het aanvragen van een product, of met u te kunnen corresponderen, garanderen wij dat die informatie vertrouwelijk wordt behandeld.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Meester Vos verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie (dit is een gerechtvaardigd eigen belang van Meester Vos).
- Het doen van uw belastingaangifte of Kamer van Koophandel deponering (dit is een wettelijke verplichting).
- Het voldoen aan de wettelijke legitimatieplicht (dit is een wettelijke verplichting uit de Wwft).
- Het vrijwaren van de eigen aansprakelijkheid door het richting fiscus kunnen aantonen dat de door Meester Vos ingediende aangifte matcht met de door de klant aan Meester Vos verstrekte gegevens (dit is een gerechtvaardigd eigen belang van Meester Vos).
- Het voorkomen van naheffings- en navorderingsaanslagen door het bewaren van oude gegevens waaruit de juistheid van die oude aangiften blijkt (dit is het behartigen van een vitaal belang van de klant).
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomsten van de medewerkers (dit is een wettelijke verplichting).
- Verzenden van onze nieuwsbrief (dit is een gerechtvaardigd eigen belang van Meester Vos, echter als u dit niet wilt, kunt u het aangeven).
Persoonsgegevens die wij verwerken
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam.
- Voorletters.
- Geslacht.
- Geboortedatum.
- Geboorteplaats.
- Adresgegevens.
- Telefoonnummer.
- Kopie ID.
- E-mailadres.
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch.
- Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn.
- Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften).
- IBAN/bankrekeningnummers.
- Website bezoek (IP-adres).
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Meester Vos verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
- Burgerservicenummer (BSN), wettelijke verplichting bij het verzorgen van belastingaangiften en – toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie.
- Volledig kopie van het identiteitsbewijs, verplicht vanuit de loonbelasting en de Wwft verplicht Meester Vos uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.
- Gegevens van personen jonger dan 16 jaar.
- Politieke voorkeur/ geloofsovertuiging (in het kader van het verwerken van giften in de aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting).
- Gezondheid (in het kader van het verwerken van persoonsgebonden aftrek in de aangiften inkomstenbelasting).
- Uw geaardheid (op te maken uit het geslacht van uw partner wat o.a. bij actuariële berekeningen ingevuld moet worden).
Uw persoonsgegevens worden door Meester Vos opgeslagen ten behoeve van eerder genoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar – en indien noodzakelijk onbepaald tijd.
Verstrekking aan derden
Meester Vos verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Meester Vos blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.
Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Onze cookies geven informatie met betrekking tot persoonsidentificatie, maar er wordt geen persoonlijke informatie, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, in de cookie opgeslagen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Meester Vos bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Gegevens inzien, aanpassen, overdragen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Meester Vos en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Meester Vos van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- Alle medewerkers hebben een individuele key card voor toegang tot de archieven.
- Wij hebben een firewall, inlogbestand, virusscanner, Windows beveiligingsupdates, versleutelde verzending naar de Belastingdienst.
Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.
Wijzigingen in onze Privacy policy
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of wijzigen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen, passen wij de hierna vermelde datum van herziening aan, en de aangepaste of gewijzigde versie geldt voor u en uw gegevens per de datum van herziening. Wij adviseren u deze Privacy policy met enige regelmaat te bekijken, zodat u steeds op de hoogte bent van de manier waarop wij uw gegevens beschermen.
Ede, 25 mei 2018.
Contactgegevens
Meester Vos
Horapark 9a,
6717 LZ Ede
